Đây thực sự là câu hỏi mà mọi công ty, doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đều đang muốn tìm ra câu trả lời. Chỉ với một ngân sách ít ỏi, làm sao để tổ chức được một sự kiện chuyên nghiệp tại những trung tâm kinh tế, thành phố lớn như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng,… Chẳng hạn, nếu bạn đang muốn tổ chức một sự kiện ở Đà Nẵng, bạn sẽ cần phải tìm những đơn vị cung cấp dịch vụ chụp ảnh sự kiện Đà Nẵng, những địa điểm tổ chức sự kiện ở Đà Nẵng, khách sạn ở Đà Nẵng,… Mỗi một dịch vụ lại chiếm một số lượng lớn ngân sách của bạn. Bài viết sau đây của Eventus Production hy vọng có thể giúp bạn giảm đi được phần nào áp lực trong quá trình tổ chức một sự kiện tốn ít chi phí.
Contents
Xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh.
Việc này giúp bạn hệ thống lại một cách tổng quan nhất trong quá trình tổ chức trên thực tế. Kế hoạch cũng nên đưa ra các khoản thu chi bắt buộc từ quan trọng nhất tới ít quan trọng như: chi phí thuê địa điểm, chi phí thuê nhân sự, chi phí cho trang thiết bị… Sau khi đã có bản kế hoạch, bạn có thể dễ dàng thử cân đối lại các đề mục và cân nhắc loại bỏ những hạng mục nào không thực sự cần thiết cho sự kiện của mình.
Ví dụ với các sự kiện tầm trung, bạn có thể cắt giảm đồ ăn, đồ uống để tiết kiệm chi phí và xây dựng một thực đơn với số lượng phù hợp với số người tham dự để đồ ăn không bị bỏ đi lãng phí.
Lên kế hoạch cho danh sách khách mời, MC.
Thuê một diễn giả, MC hay hoạt náo viên là một chi phí tốn kém sau việc thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Do vậy, thay vì 1 tiếng giao lưu, diễn thuyết của người nổi tiếng, hãy chỉ đề nghị họ làm trong 15 – 30 phút. Nếu không, bạn có thể thuê MC là chính nhân viên trong tổ chức của bạn.
Tự mình chụp ảnh, quay phim sự kiện.
Thông thường bạn sẽ phải bỏ ra một mức chi phí đáng kể cho việc thuê đơn vị quay phim, chụp ảnh sự kiện bên ngoài về. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể tự chụp ảnh sự kiện bằng điện thoại của mình. Điều đó có thể giúp tiết kiệm đáng kể ngân sách mà vẫn đáp ứng được nhu cầu về mặt hình ảnh của công ty, doanh nghiệp.
Tham khảo bài viết để biết thêm chi tiết: Chụp ảnh sự kiện bằng điện thoại
Dự trù chi phí phát sinh.
Chi phí phát sinh là điều không thể tránh khỏi trong mỗi sự kiện dù bạn có xây dựng kế hoạch kĩ lưỡng thế nào đi chăng nữa. Tốt hơn hết là bạn nên có một khoản chi phí dự phòng cho những trường hợp ngoài ý muốn này và đảm bảo rằng mọi chi tiêu không vượt quá khoản dự phòng đó.
Theo sát sự kiện trong suốt quá trình diễn ra.
Đây là bước bắt buộc trong tất cả các sự kiện dù quy mô lớn hay nhỏ. Điều này giúp bạn kiểm soát được quá trình diễn ra chương trình, đồng thời việc trực tiếp trải nghiệm chương trình cũng giúp bạn biết rõ hơn những hạng mục nào là cần thiết và không cần thiết để có thể loại bỏ kịp thời. Để làm được điều đó, người quản lí phải thực sự thấu hiểu quy trình xây dựng một event, đồng thời người đó cũng cần có sự quyết đoán và khả năng điều phối tốt.
Tìm kiếm nhà tài trợ.
Bạn có thể kêu gọi quyên góp từ những người tham gia và xem nó như một phần của sự kiện. Hoặc bạn có thể tìm kiếm một đơn vị tài trợ và giúp họ quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình. Những đơn vị ấy có thể tài trợ đồ ăn, nước uống, kinh phí hoặc thậm chí là giảm giá dịch vụ cho bạn. Đây là phương án nếu ban đối ngoại của công ty bạn đủ mạnh thì sẽ vô cùng hiệu quả và thu hẹp được đáng kể những chi phí đắt đỏ để tổ chức sự kiện.
Thuê những công ty tổ chức dịch vụ chọn gói:
Nhiều người cho rằng tự mình thực hiện sẽ tiết kiệm tiền hơn đi thuê nhưng nếu bạn sử dụng gói dịch vụ tổ chức sự kiện, tất cả những chi phí để chức đều đã cố định sẵn và tất cả đều sẽ được hoàn thành theo kế hoạch mà không sợ phát sinh. Bạn không cần phải lo về thực đơn chiêu đãi khách, dịch vụ quay phim sự kiện, chụp ảnh sự kiên,… tất cả đều có trong gói dịch vụ. Ngoài ra những mối quan hệ trong ngành có thể sẽ giúp bạn nhận được mức giá ưu đãi nhất định.
Trên đây là những cách giúp bạn tổ chức sự kiện chi phí thấp. Sự kiện hoành tráng không có nghĩa là tốn quá nhiều tiền. Hy vọng những thông tin trên giúp ích phần nào cho bạn trong quá trình tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình.
